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Formulare des Wirtschaftsreferats


Achtung: PDF Formulare funktionieren nur mit folgenden PDF Readern richtig

Um Probleme beim Ausfüllen der Formulare zu vermeiden, muss die korrekte Software installiert werden. Bei allen Betriebssystemen ist standardmäßig ein Vorschauprogramm für PDF-Dokumente installiert. Damit können die Formulare nicht korrekt genutzt werden, da automatische Berechnungen von diesen Vorschauprogrammen nicht verarbeitet werden können.

Für Windows und Mac OS X (Apple) muss der aktuelle Adobe Reader installiert werden:
http://get.adobe.com/de/reader/otherversions/

Für Linux Betriebssysteme muss der Master PDF Editor 4 installiert werden:
https://code-industry.net/get-masterpdfeditor/
 
Für Linux gibt es auch noch den Adobe Reader 9.5.5. Die Verwendung funktioniert, ist jedoch nicht empfohlen, da der Adobe Reader unter Linux nicht mehr weiterentwickelt wird und Sicherheitslücken aufweist. Zudem ist damit nur ein Ausdrucken, jedoch kein Abspeichern möglich.
http://www.chip.de/downloads/Adobe-Reader-fuer-Linux_22785527.html

Tritt ein Problem beim Ausfüllen eines PDF Formulars auf, so wende dich bitte mit folgender Information an edv@oeh.univie.ac.at:
-) Formular als Anhang + Beschreibung was nicht funktioniert
-) Betriebssystem Version + PDF Programm Version

In den Räumlichkeiten der ÖH UV befinden sich 2 PCs mit Windows Betriebssystem und Adobe Reader, die du zum Ausfüllen und Drucken der Formulare kostenlos benutzen kannst.


Ausnahmslos alle Formulare müssen im Posteingang des Sekretariats der Universitätsvertretung einlangen.

Formulare für Freie Dienstnehmer_innen (Kategorie A1 und A2)

Formulare für kurzfristig beschäftigte Dienstnehmer_innen (Kategorie B)

Ausfüllhilfen zu den Formularen auf dieser Seite

Ausgabenrefundierung durch Überweisung

Mit diesem Formular hat die Abrechnung aller Ausgaben, die vorab von der jeweiligen Empfänger_in getätigt wurden, zu erfolgen. Original-Belege und zugehörige Zahlungsbestätigungen sind im eingerahmten Bereich auf Seite 2 anzuheften. Für jeden Original-Beleg ist ein genauer Verwendungszweck anzugeben (z.B.: NICHT ausreichend wäre "Verpflegung" als Zweck bei einer Rechnung über einen Lebensmitteleinkauf). Es gelangen nur Original-Belege für Ausgaben, deren Zweckmäßigkeit glaubhaft gemacht werden konnte und die den Erfordernissen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, zur Auszahlung.

Bestätigung Zahlungsanweisung

Dieses Formular dient der Bestätigung, dass Aufwendungen, die anhand vorgelegter Rechnungen oder Bestätigungen einer Person (Begünstigte*r) angefallen sind, aber an eine andere Person (Kontoinhaber

Antrag auf Aufwandsentschädigung für Studierenden-Vertreter_innen

Dieses Formular dient der Beantragung von Aufwandsentschädigungen für eine Tätigkeit von Studierendenvertreter_innen auf Ebene der Fakultäts-, Zentrums- und Studienvertretungen während des Studienjahres von September bis Juni. Das Formular ist computergestützt auszufüllen und bis Ende des Folgemonats, für den eine Aufwandsentschädigung beantragt wird, als Original im Sekretariat der UV abzugeben.

Antrag auf Aufwandsentschädigung - FV/ZV/StV - Sommermonate

Dieses Formular dient der Beantragung von Aufwandsentschädigungen für eine Tätigkeit von Studierendenvertreter_innen auf Ebene der Fakultäts-, Zentrums- und Studienvertretungen innerhalb der Sommermonate Juli und August. Das Formular ist computergestützt auszufüllen und bis Ende des Folgemonats, für den eine Aufwandsentschädigung beantragt wird, als Original im Sekretariat der UV abzugeben.

Antrag auf Aufwandsentschädigung - UV - Sommermonate

Dieses Formular dient der Beantragung von Aufwandsentschädigungen für eine Tätigkeit von Studierendenvertreter_innen ausschließlich auf Ebene der Universitätsvertretung innerhalb der Sommermonate Juli und August. Das Formular ist computergestützt auszufüllen und bis Ende des Folgemonats, für den eine Aufwandsentschädigung beantragt wird, als Original im Sekretariat der UV abzugeben.

Auslistung Inventar

Mit Hilfe dieses Formulars ist das Ende der Nutzung von Inventar des jeweiligen Organs zu melden.

Stammdatenblatt

Dieses Formular dient der Meldung oder Änderung von Stammdaten (Kontaktmöglichkeit, Bankverbindung, etc.). Vorsitzende und zeichnungsberechtigte Stellvertreter_innen, sowie alle (Freien) Dienstnehmer_innen haben alle zwei Jahre (für jede Exekutivperiode) ein Stammdatenblatt abzugeben bzw. bei Änderung der enthaltenen Daten zu erneuern. Auch Personen, die im regelmäßigen Geschäftsverkehr mit der ÖH Uni Wien stehen, können ein Stammdatenblatt abgeben. Im Falle einer Erstmeldung ist zusätzlich zum Stammdatenblatt verpflichtend eine Kopie eines Lichtbildausweises (Studierenden-Ausweis, Reisepass, Personalausweis,…) zu übermitteln.

Druckauftrag (Plakate, KoVos, Broschüren etc.)

Dieses Formular dient der Genehmigung der Produktion von Druckwerken, deren Herstellungskosten EUR 200,- brutto (inkl. Umsatzsteuer und etwaiger Neben-gebühren) übersteigen. Dem Formular sind 3 Angebote für die Produktion des Druckwerks durch verschiedene Anbieter_ innen beizulegen. Eine Produktion bei der billigsten Anbieter_in ist vorzusehen. Das Formular ist computergestützt auszufüllen und per E-Mail an posteingang-sekretariat@oeh.univie.ac.at zu senden oder im Sekretariat der UV abzugeben.

Für die vollständige Abgabe des Druckauftrages ist die elektronische Zusendung der Druckdatei per E-Mail an das Wirtschaftsreferat (wiref@oeh.univie.ac.at) zum Gegenlesen notwendig.

Erhebungsblatt für Werkunternehmer_innen

Dieses Formular dient der Genehmigung von Werkverträgen. Erst nach Mitteilung einer Genehmigung, kann die Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Ohne bestätigtem Erhebungsblatt besteht kein Werkvertrag bzw. können keine Leistungen durch Werkunternehmer_innen erbracht werden. Das Erhebungsblatt ist computergestützt auszufüllen und per E-Mail an posteingang-sekretariat@oeh.univie.ac.at zu senden oder im Sekretariat der UV abzugeben.

Projektförderungen durch FVen/ZVen/StVen - Private Initiativen

Mit diesem Formular können durch private Initiativen (keine juristischen Personen) bei Fakultäts-, Zentrums- und Studienvertretungen, die diverse Projekte und Initiativen unterstützen, finanzielle Mittel für die Durchführung und/oder Förderung von Projekten beantragt werden. Es ist computergestützt auszufüllen und dem jeweiligen Organ/Förderstelle zu übermitteln.

Projektförderungen durch FVen/ZVen/StVen - Vereine

Mit diesem Formular können durch Vereine (juristische Personen) bei Fakultäts-, Zentrums- und Studienvertretungen, die diverse Projekte und Initiativen unterstützen, finanzielle Mittel für die Durchführung und/oder Förderung von Projekten beantragt werden. Es ist computergestützt auszufüllen und dem jeweiligen Organ/Förderstelle zu übermitteln.

Bestellung von Gütern | Beauftragung von Leistungen

Dieses Formular dient der Genehmigung der Bestellung von Gütern (wirtschaft-licher Einheiten) oder der Beauftragung von Leistungen, deren Wert EUR 200,- brutto (inkl. Umsatzsteuer) übersteigt. Dem Formular sind 3 Angebote für die Erbringung der Leistung durch verschiedene Anbieter_innen oder ein Ausdruck eines Preisvergleichsportals beizulegen. Eine Bestellung bei der billigsten Anbieter_in ist vorzusehen. Das Formular ist computergestützt auszufüllen und per E-Mail an posteingang-sekretariat@oeh.univie.ac.at zu senden oder im Sekretariat der UV abzugeben.

Bestellung von Software beim ZID

Dieses Formular dient der Bestellung bzw. Anmietung von Software-Lizenzen über den Zentralen Informatikdienst der Universität Wien. Lizenzen für Standardsoftware für EDV-Geräte, die sich im Eigentum der Hochschüler_innenschaft an der Universität Wien befinden, kann beim ZID gegen eine Quartalsmiete bezogen werden. Das Formular ist computergestützt auszufüllen und im Sekretariat der UV abzugeben.

Rückerstattung von KFZ-Fahrtkosten | Personenfahrt

Dieses Formular dient der Abrechnung eines Kilometergeldes für KFZ-Personen-fahrten. Dem Formular ist der Ausdruck eines Routenplaners beizulegen, aus dem die Fahrtstrecke(n) hervorgehen. Bei organisierten Kongressen, Seminaren, etc. ist eine Kopie der Einladung oder des Veranstaltungsprogramms beizulegen, wenn möglich eine Teilnahmebestätigung. Bei Förderungen ist eine Begründung für die Übernahme der Fahrtkosten beizulegen. Das Formular ist computergestützt auszufüllen und unterschrieben im Sekretariat der UV abzugeben. Das Kilometergeld beträgt 11 Cent pro km zzgl. 8 Cent pro km für jedeN MitfahrendeN.

Beantragung KFZ-Transportfahrt

Dieses Formular dient der Beantragung von KFZ-Transportfahrten. Durchführung und Abrechnung sind erst nach Mitteilung der Genehmigung möglich. Das Formular ist computergestützt auszufüllen und per E-Mail an posteingang-sekretariat@oeh.univie.ac.at zu senden oder im Sekretariat der UV abzugeben. Das Kilometergeld für Transportfahrten beträgt 32 Cent pro km.

Rückerstattung von KFZ-Fahrtkosten | Transportfahrt

Dieses Formular dient der Abrechnung eines Kilometergeldes für KFZ-Transportfahrten. Transportfahrten müssen vorab durch das Wirtschafts-referat genehmigt worden sein. Durchführung und Abrechnung sind erst nach Mitteilung der Genehmigung möglich. Dem Formular ist der Ausdruck eines Routenplaners beizulegen, aus dem die Fahrtstrecke(n) hervorgehen. Das Formular ist computergestützt auszufüllen und unterschrieben im Sekretariat der UV abzugeben. Das Kilometergeld beträgt 32 Cent pro km.

Seminare | Teilnehmer_innen-Liste

Innerhalb dieses Formulars sind die Teilnehmer_innen genehmigter Seminare zu erfassen. Es ist während dem Seminar von allen Teilnehmer_innen vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Das Formular ist unverzüglich nach Seminar-Ende per E-Mail an posteingang-sekretariat@oeh.univie.ac.at zu senden oder im Sekretariat der UV abzugeben.

Einreichung Mitschriftenbörse

Dieses Formular dient der Ausgabe von Waren- und Wertgutscheinen an Teilnehmer_innen von Mitschriftenbörsen. Bei Ausgabe der Gutscheine durch die zeichnungsberechtigten von Organen, ist die Original-Version des Formulars gemeinsam mit einer Gesamtabrechnung ausgegebener Waren- und Wertgutscheine (Formular „Abrechnung Gutschein-Ausgabe Mitschriftenbörse“) im Sekretariat der UV abzugeben. Bei Ausgabe der Gutscheine durch die Buchhaltung, ist das Formular bei der Abholung vorzulegen bzw. abzugeben.

Abrechnung Gutschein-Ausgabe Mitschriftenbörse

Dieses Formular dient der Abrechnung der Ausgabe von Waren- und Wertgutscheinen an Teilnehmer_innen von Mitschriftenbörsen. Die Original-Version dieses Formulars ist gemeinsam mit den einzelnen Original-Formularen „Ein-reichung Mitschriftenbörse“, anhand derer die Einzel-abrechnung erfolgte, gesammelt im Sekretariat der UV abzugeben.

Antrag auf Budgetübertragung

Dieses Formular dient der Übertragung etwaig nicht genutzter, laufender Budgetmittel in das folgende Wirtschaftsjahr anhand der Gebarungsrichtlinien Punkt 2.3. Es muss im Original bis Ende des laufenden Wirtschaftsjahres (30.06.) im Sekretariat der UV abgegeben werden.

Antrag auf Budgetzusammenlegung

Dieses Formular dient der Zusammenlegung des Budgets von Organen, deren Tätigkeit durch eine nahtlose Zusammenarbeit geprägt ist bzw. die auch aufgrund ihrer organisatorischen Zuordnung eng miteinander verbunden sind. Die Zusammenlegung erfolgt durch die gänzliche oder teilweise Übertragung des Budgets eines Organs auf das jeweils andere Organ. Nur das empfangende Organ mit dessen zur Vertretung berechtigten Personen (Vorsitzende sowie eventuell vorhandene zeichnungsberechtigte stellvertretende Vorsitzende und eine/n Budgetverantwortliche/n) kann über das übertragene Budget verfügen.

Bestätigung Zeichnungsberechtigung | Ernennung Budgetverantwortliche

Dieses Formular dient der Bestätigung der Zeichnungsberechtigung stellvertretender Vorsitzender sowie der Ernennung einer/eines Budgetverantwortliche_n. Die Bestätigung gilt nur in Verbindung mit einer persönlich abgegeben Unterschriftenprobe der Vorsitzenden bzw. in weiterer Folge der stellvertretenden Vorsitzenden. Diese hat in der Buchhaltung oder dem Wirtschaftsreferat im Anschluss an die Konstituierung des Organs oder in weiterer Folge im Rahmen der verlautbarten Öffnungszeiten zu erfolgen.